Locaux trop petits, emplacement inadapté, charges trop importantes… Il existe de multiples raisons pour lesquelles on peut avoir envie de déménager son entreprise. S’il s’agit d’une procédure très courante ou tout à fait légale, elle doit respecter quelques obligations communicationnelles, organisationnelles et administratives. Vous avez déjà trouvé le local de votre rêve ? Voici quelques éléments pour vous permettre de mieux organiser le déménagement de votre entreprise.
Informer ses collaborateurs du déménagement
Il est très important d’informer ses collaborateurs et de les associer à chaque étape du déménagement. La communication débute dès que vous avez pris la décision de changer vos locaux. Cela permettra à vos salariés de s’organiser et de préparer matériellement et psychologiquement le déménagement.
De nouveaux locaux signifient bien souvent que l’entreprise grandit et qu’elle est en bonne santé. L’évènement a donc pour effet de souder l’équipe, pour peu qu’il soit bien organisé. L’aspect humain n’est jamais à négliger au sein d’une entreprise, il doit être considéré avec autant d’importance que l’aspect logistique.
Pour rassurer vos salariés, n’hésitez pas à les impliquer davantage. Organisez un moment dans la journée pour leur faire visiter les nouveaux locaux, sollicitez différents collaborateurs pour mettre en place la nouvelle décoration ou installez une boîte à idée pour discuter de l’aménagement des futurs bureaux.
Comparer les devis de déménageurs
Une fois la signature du bail effectuée, il vous faut penser au déménagement. Si vous possédez une petite entreprise, avec moins d’une vingtaine de personnes, vous pouvez vous organiser pour déménager vous-même, avec l’aide de vos collaborateurs. Grâce à la location de véhicules adaptés, vous pourrez effectuer sans mal votre déménagement dans la journée.
Si vous possédez une entreprise de plus de vingt personnes, mieux vaut faire appel à des professionnels. Une entreprise possède généralement de nombreux appareils et matériels informatiques, il serait donc dommage d’endommager quoi que ce soit. Pour bénéficier des meilleurs services, prenez le temps d’établir des devis et de comparer les différentes offres.
Certaines sociétés spécialisées vous permettent de préparer votre déménagement, de bénéficier de conseils adaptés, ou encore de déménager à l’international. Pour plus d’informations, vous pouvez vous rendre sur les meilleurs services de déménagement tels que https://sirelo.fr/.
Outre le service professionnel à solliciter, il est conseillé de désigner un responsable déménagement au sein de chaque service ou équipe de travail dans l’entreprise. Ce dernier sera l’interlocuteur principal du chef d’entreprise pour mener à bien le déménagement et coordonner toutes les opérations logistiques.
Communication et formalités administratives
Un changement d’adresse demande forcément de répondre à quelques formalités administratives, et ce, d’autant plus s’il s’agit de votre siège social. Une fois que vous avez une nouvelle adresse professionnelle, communiquez-la aux administrations françaises, à vos partenaires et vos clients par courrier ou par mail.
Progressivement, il vous faudra également changer les informations présentes sur tous vos supports de communication (brochures, flyers, cartes de visite, etc) et sur votre site internet. Pensez à anticiper ces changements en stoppant l’alimentation de vos stocks quelques mois avant votre déménagement.
Si vous êtes dans le cas d’un changement de siège social, plusieurs formalités doivent être effectuées. Vous devrez penser à :
- Modifier votre extrait K bis auprès du CFE.
- Résilier ou transférer tous les contrats qui concernaient l’ancien établissement (assurance, énergie, lignes téléphoniques, rééxpédition courrier…)
- Prévenir les partenaires du déménagement des locaux en indiquant par mail, par courrier ou sur les factures un changement d’adresse de siège social.
- Mettre à jour les documents commerciaux et administratifs de l’entreprise.
Pour obtenir un nouvel extrait K bis, un certain nombre de documents doivent être créés et déposés auprès du CFE. Pour ne pas avoir à gérer toutes ces formalités administratives et perdre du temps, il est possible de faire appel à des entreprises spécialisées dans les procédures administratives destinées aux entreprises.
