Quelle qu’en soit la raison, le transfert du siège social d’une société implique plusieurs formalités. Même si le siège social est fixé dans les statuts, il est tout à fait possible de le déplacer à maintes reprises. Cela requiert bien évidemment une modification statutaire. Attention, le transfert de siège social est à distinguer d’un simple déménagement des locaux. Faisons le point sur les démarches administratives nécessaires pour un transfert de siège social.
Transfert de siège social : la prise de décision
Le changement de l’adresse d’une société se décide dans le cadre d’une Assemblée générale extraordinaire (AGE). Notez qu’il ne s’agit pas d’une ouverture d’une filiale, mais bien d’un déménagement. Ainsi, la convocation des associés en Assemblée générale extraordinaire se fera par lettre recommandée avec accusé de réception, par e-mail ou par lettre remise en main propre. Vous l’aurez compris, les étapes à suivre pour un transfert de siège social doivent être suivies scrupuleusement afin de respecter l’ordre des démarches administratives nécessaires.
Une fois le vote effectué, le procès-verbal (PV) de transfert de siège social doit être communiqué au greffe du tribunal de commerce ou au CFE (centre de formalités des entreprises) en vue d’une modification de l’extrait Kbis de la société. Le PV doit mentionner plusieurs informations, comme la date et l’heure de l’AG, les modalités de convocation, l’identité des associés présents, le résumé des débats, les documents soumis dans le cadre de l’AG ainsi que le résultat des votes.
L’annonce du transfert de siège social
Cette procédure requiert la publication d’une annonce dans un journal d’annonces légales (JAL). Les tiers, les partenaires et les clients seront ainsi informés officiellement du changement d’adresse de la société. L’ancienne ainsi que la nouvelle adresse du siège social y sera effectivement mentionnée.
Il est bon de savoir que les formalités diffèrent légèrement dans le cas d’un transfert de siège dans un même département ou d’un déménagement dans un autre département.
La déclaration de transfert de siège social
Cette formalité se fera en deux temps, à commencer par le remplissage d’un formulaire Cerfa n° 11682*03 ou M2. Celui-ci sera ensuite déposé au greffe du tribunal de commerce ou au CFE. Une fois le formulaire rempli, l’étape suivante consiste à déposer le dossier de transfert de siège social au greffe. Il faudra y joindre le PV du transfert de siège social et les statuts mis à jour et signés.
N’oubliez pas l’attestation de parution dans un journal d’annonces légales, le justificatif de siège social ou encore le chèque destiné au règlement des émoluments du greffe.
Les frais à prévoir pour cette démarche administrative
Dans le cadre d’un transfert de siège social, notez que le dépôt du dossier auprès du greffe implique des frais d’enregistrement. Ces derniers comprennent les frais d’annonces au BODACC, les frais de modification du registre du bénéficiaire effectif, les émoluments du greffe. À ceux-là s’ajoutent les frais d’annonces légales qui s’élèvent à 150, voire 200 euros en fonction de la forme juridique.
Il arrive que le siège social soit transféré chez le gérant. Dans ce cas, prévoyez une attestation datée et portant la signature du dirigeant. Un justificatif de domicile de moins de 3 mois sera également requis. Le transfert d’un siège social nécessite des formalités plus ou moins complexes, mais qu’il faut absolument maîtriser.
